Licentievoorwaarden

Versie 1.0.1
Datum 03-11-2025

Deze licentievoorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van het Product welke door Focus On Your Sport B.V. (“FOYS”) is ontwikkeld en aan Licentienemer ter beschikking wordt gesteld, zoals vastgelegd in de Licentieovereenkomst tussen Licentienemer en FOYS.

LICENTIENEMER, zoals vastgelegd in de Licentieovereenkomst,

FOYS, zoals vastgelegd in de Licentieovereenkomst,

hierna individueel te noemen “Partij” en gezamenlijk te noemen “Partijen”

OVERWEGENDE DAT:

FOYS een sport-specifieke verenigingsapplicatie (het “Product”) heeft ontwikkeld met als doel het beheren van de administratie, en het structureren van de organisatie en de communicatie met de sporters;
Licentienemer het Product wenst te gebruiken en Partijen daartoe een licentieovereenkomst hebben gesloten (“Overeenkomst”). Door ondertekening van de Overeenkomst verklaart Licentienemer ook akkoord te zijn met de Licentievoorwaarden, welke een onlosmakelijk onderdeel vormen van de Overeenkomst;
FOYS het Product aan Licentienemer ter beschikking stelt alsmede het onderhoud en support zal leveren volgens de condities zoals uiteengezet in deze Licentievoorwaarden.

LICENTIENEMER VERKLAART AKKOORD TE ZIJN MET DE VOLGENDE LICENTIEVOORWAARDEN:

Begrippen

AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming

FOYS de rechtspersoon Focus On Your Sport B.V.

Gebruiker de gebruiker van het Product

Gebruiksvoorwaarden de voorwaarden die van toepassing zijn op het gebruik van het Product door individuele Gebruikers.

Licentievoorwaarden de voorwaarden die van toepassing zijn op de Licentieovereenkomst voor de Licentienemer en alle daar aan verbonden Gebruikers van het Product.

Verwerken het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigingen opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Het Product Een sport specifieke versie van de FOYS Applicatie: een geïntegreerd online ledeninformatiesysteem voor sportorganisaties, inclusief de bijbehorende software, diensten en website. Hieronder vallen: backend (web applicatie), Mijn omgeving, en (optioneel) mobiele applicaties, integraties in websites, en door gehele websites. Nadere beschrijving van het Product is de vinden op de Website.

Website de websites www.focusonyoursport.nl en www.foys.tech, inclusief haar sub-pagina’s om in te loggen voor het Product.

Toepasselijkheid

Deze Licentievoorwaarden zijn van toepassing op alle te verrichten werkzaamheden en te verlenen diensten door FOYS inzake het Product alsmede het gebruik van het Product door Licentienemer en alle Gebruikers verbonden aan de Licentienemer.
De Gebruiker stemt voorafgaand aan het gebruik van het Product (bij het inloggen) in met de toepasselijkheid van de Gebruiksvoorwaarden.
Indien enige bepaling van deze Licentievoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven.

Gebruik

Licentienemer zal het Product uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is ontworpen, namelijk het beheren van de administratie en structureren van de sportorganisatie en de communicatie met de sporters en overige betrokkenen binnen de organisatie van de Licentienemer.
Licentienemer zal zich bij het gebruik van het Product onthouden van gedragingen waarvan overige Gebruikers of derden hinder dan wel schade kunnen ondervinden dan wel gedragingen waarmee schade wordt toegebracht aan het Product zelf. Het is Licentienemer niet toegestaan het Product te gebruiken voor handelingen en/of gedragingen die in strijd zijn met de wet en het geschreven en ongeschreven recht.
Indien FOYS constateert of vermoedt dat Licentienemer handelt in strijd met de bepalingen uit deze Licentievoorwaarden, heeft FOYS het recht het interactieve gedeelte van het Product met kennisgeving buiten gebruik te stellen.
FOYS spant zich maximaal in om te voorkomen dat het Product zonder voorafgaande waarschuwing tijdelijk buiten gebruik is of dat het gebruik ervan te beperkt wordt tijdens het benodigde onderhoud of voor noodzakelijke aanpassingen en/of verbeteringen.

Gegevens eigendom, toestemming en gegevenshantering namens gebruiker

De Gebruikers van het Product worden geregistreerd door FOYS bij gebruik van het Product middels een combinatie van een unieke gebruikersnaam en wachtwoord.
Licentienemer heeft middels een beheerdersaccount toegang tot de backend van het Product waar de nodige gegevens kunnen worden ingevoerd. Alvorens deze account geactiveerd wordt, zal de Gebruiker die namens Licentienemer toegang verkrijgt, de hiervoor geldende voorwaarden dienen te accepteren.
Alle persoonlijke, organisatie- of concurrentie gerelateerde gegevens die in of als gevolg van deze overeenkomst worden gebruikt of verwerkt, zijn in eigendom van Licentienemer of de Licentienemer heeft een wettelijke grondslag op basis waarvan het haar toegestaan is de persoonsgegevens van Gebruikers te verwerken dat met het gebruik van het Product gepaard gaat. FOYS is in geen geval eigenaar van deze gegevens.
Licentienemer is verantwoordelijk voor het geheimhouden van de door haar gehanteerde wachtwoorden en gebruikersnamen en Licentienemer vrijwaart FOYS voor enige schade ten gevolge van ongeoorloofde interceptie, verzameling en misbruik van persoonlijke gegevens door Gebruiker of derden.
Licentienemer draagt zorg voor het informeren van de Gebruikers over het gebruik van het Product binnen de organisatie en de (persoons)gegevens die hiermee verwerkt worden.
Op de verwerking van persoonsgegevens binnen het Product is privacywetgeving van toepassing, waaronder de AVG. FOYS en Licentienemer hebben een verwerkersovereenkomst gesloten als onderdeel van de Overeenkomst.

Onderhoud en support

Licentienemer kan contact opnemen met FOYS voor onderhoud en support tijdens werkdagen. Contact kan gelegd worden door middel van de door FOYS daarvoor beschikbaar gestelde communicatiekanalen. Alle door FOYS uit te voeren werkzaamheden op basis van de Licentievoorwaarden worden op werkdagen uitgevoerd.
Onderhoud omvat mede het beschikbaar stellen van nieuwe releases en het implementeren van de applicatiesoftware. Onderhoud omvat niet het verzorgen van kwalitatieve of functionele verbeteringen op verzoek van Licentienemer.
Support omvat het (op verzoek of anderszins) geven van mondelinge of schriftelijke adviezen van FOYS aan Licentienemer over de werking van het Product in technische en/of functionele zin.
Onderhoud en support zijn inbegrepen in de licentievergoeding.
Op producten van derden wordt geen onderhoud en/of support geleverd.

Kopiëren en wijzigen

Licentienemer mag de geleverde content in de vorm van documenten, testen en/of anderszins aangeboden of aanwezig in het Product niet openbaar maken en deze niet kopiëren of anderszins verveelvoudigen of wijzigen, behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor gebruik dat bij deze Licentievoorwaarden uitdrukkelijk is toegestaan.
Het is Licentienemer niet toegestaan het Product te decompileren, de code te verveelvoudigen of te vertalen of anderszins aan reverse engineering te onderwerpen, behoudens voor zover zulks zou geschieden in overeenstemming met de wettelijke regels aangaande het tot stand brengen van interoperabiliteit van het Product met andere programmatuur en dan alleen nadat Licentienemer FOYS daarover tijdig heeft geïnformeerd en toestemming heeft verkregen.
FOYS voert releases uit. Binnen een release worden nieuwe functies toegevoegd en bestaande functies gewijzigd. Bij een impact van de doorvoering van de release op de dan aanwezige manier van werken door de Gebruiker en/of Licentienemer worden deze door FOYS zoveel als mogelijk is voorafgaand aan de release op de hoogte gebracht van de door te voeren wijzigingen.
Aanpassingen en wijzigingen worden zoveel als mogelijk door FOYS gebaseerd op aanwezige wensen en behoeftes van Gebruikers en/of Licentienemers. Hiertoe onderhoudt FOYS contact met de Licentienemer. Dergelijke aanpassingen en wijzigingen worden binnen releases ontwikkeld.

Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van FOYS is beperkt tot hetgeen in deze Licentievoorwaarden is bepaald.
FOYS staat niet in voor de volledigheid, juistheid, betrouwbaarheid, actualiteit en/of tijdigheid van de informatie die door de Licentienemer of andere derden haar worden aangeleverd, waaronder inbegrepen de teksten, afbeeldingen, documenten, testen en overig gepubliceerde content op de website en in het Product.
Beslissingen die de Licentienemer neemt op basis van de informatie op de website en het Product zijn voor eigen rekening en risico van Licentienemer.
FOYS is niet aansprakelijk voor schade, zoals bedrijfsschade, immateriële schade, schade ten gevolge van persoonlijke ongevallen, schade wegens aansprakelijkheid naar derden of welke (gevolg)schade dan ook, die op enigerlei wijze voortvloeit uit, maar niet beperkt hoeft te zijn tot:
1. Defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van het Product;
2. De informatie die op of via het Product wordt aangeboden;
3. De werking of het niet beschikbaar zijn van het Product of onderdelen ervan;
4. Misbruik van het Product;
5. Het downloaden of gebruiken van software of gegevens die via het Product beschikbaar wordt gesteld;
6. Aanspraken van derden in verband met gebruik van het Product;
7. De verstrekking van (onvolledige en/of onjuiste) informatie aan derden;
8. Schending van in deze Licentievoorwaarden op Licentienemer rustende verplichtingen.
Bij dreigende of concrete schade is Licentienemer gehouden om de schade zo veel als mogelijk te beperken en daartoe de aanwijzingen van FOYS of een door haar ingeschakelde derde op te volgen.

Licentievergoeding

De licentievergoeding voor het implementeren en gebruik van het Product is bepaald in de Licentieovereenkomst. Licentienemer kan hierbij kiezen uit verscheidene optionele uitbreidingen, die ook op een later tijdstip gewijzigd kunnen worden.
Licentievergoeding wordt mede bepaald door het aantal leden die geregistreerd zijn in het Product met een actief lidmaatschap. Vrijwilligers en overige relaties worden niet geteld als actieve leden en hiervoor wordt geen licentievergoeding gevraagd. Als peildatum voor het bepalen van het aantal actieve leden geldt de peildatum 31 december van het voorgaande kalenderjaar.
De licentievergoeding is inclusief eenmalige onboarding bij de start van het gebruik van het Product. Eventuele extra ondersteuning bij de (financiële) inrichting is optioneel.
De licentievergoeding is inclusief gebruik, support en service, continue onderhoud, hosting en algemene verbeteringen aan het platform;
De licentievergoeding wordt na ondertekening gefactureerd (in het eerste jaar pro rata vanaf de startdatum), en wordt vervolgens jaarlijks gefactureerd in de maand januari voor het gehele kalenderjaar. De betaaltermijn van de facturen is 30 dagen.
Alle genoemde bedragen zijn excl. btw.
FOYS spant zich in om de licentievergoeding niet onnodig te laten stijgen. FOYS kan de licentievergoeding corrigeren voor inflatie (hiervoor wordt het CBS ‘prijsindexcijfer consumenten’ van het voorgaande jaar gebruikt) en/of voor een verwachte stijging in beheer- en servicekosten voor additionele functionaliteiten. Een prijsverhoging treedt in werking 30 dagen nadat de Opdrachtgever op de hoogte is gesteld van een dergelijke verhoging.

Geheimhouding en overdracht

Licentienemer zal gegevens, content informatie, documenten of anderszins, zoals aanwezig en/of aangeboden binnen het Product, alsook het gebruikersrecht voor het Product geheimhouden en niet aan derden overdragen of afgeven of daarop (beperkte) rechten verlenen.
In het geval Licentienemer het gebruiksrecht voor het Product aan derden wil overdragen, dient zij daartoe vooraf schriftelijk de toestemming van FOYS te verkrijgen.
Licentienemer is verantwoordelijk voor het geheimhouden van de door haar gehanteerde wachtwoorden en gebruikersnamen en Licentienemer vrijwaart FOYS voor enige schade of letsel ten gevolge van ongeoorloofde interceptie, verzameling en misbruik van (persoons)gegevens door personen, organisaties of overheidsinstanties.

Intellectuele eigendomsrechten

Het auteursrecht en alle eventuele overige rechten van het intellectuele eigendom, alsmede soortgelijke rechten tot bescherming van informatie met betrekking tot het Product, de documentatie en het gebruik van de programmatuur van het Product, komen uitsluitend toe aan FOYS. Niets in deze Licentievoorwaarden of in de Overeenkomst strekt tot gehele of gedeeltelijke overdracht van deze rechten.
In het geval van een onverhoopte inbreuk op auteursrecht of andere Intellectuele Eigendomsrechten, is FOYS gerechtigd het Product te vervangen of te wijzigen, zodanig, dat de inbreuk daardoor wordt opgeheven en aan de functionele eigenschappen van het Product zo min mogelijk afbreuk wordt gedaan.

Duur en beëindiging

De Overeenkomst wordt van kracht nadat de overeenkomst door beide partijen is ondertekend. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar vanaf het moment van ondertekening.
Voor de Overeenkomst geldt een proefperiode van één maand. Tijdens deze proefperiode kan de Licentienemer de overeenkomst opzeggen. FOYS zal hiervoor geen kosten in rekening brengen.
Partijen kunnen de Overeenkomst schriftelijk opzeggen. De opzegtermijn is uiterlijk 3 maanden voor de afloop van de Overeenkomst. Bij geen opzegging wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd met een periode van telkens 1 jaar.
Het gebruiksrecht op het Product wordt echter pas van kracht nadat de vergoeding, genoemd in artikel 8 en indien van toepassing, aan FOYS volledig is betaald.
Deze overeenkomst eindigt tussentijds onmiddellijk zonder dat opzegging is vereist, onverminderd het recht van de niet in gebreke zijnde partij om schadevergoeding te vorderen, op het moment dat één der Partijen:
1. failleert, surséance van betaling aanvraagt, dan wel ontbonden c.q. geliquideerd wordt;
2. zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt na verloop van de redelijke termijn die hem is verstrekt om het verzuim te herstellen;
3. daden verricht waardoor de goede naam van een wederpartij aantoonbaar in diskrediet is gebracht;
4. de (bedrijfs)activiteiten staakt dan wel wordt ontbonden.

Overmacht

In geval van overmacht heeft FOYS het recht om de termijn van oplevering te veranderen en indien oplevering onmogelijk is of onredelijk bezwarend is geworden om de Overeenkomst met de Licentienemer te ontbinden met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst en zonder gehouden te zijn tot het betalen van schadevergoeding.
Ingeval de overmacht langer dan drie maanden voortduurt, heeft Licentienemer het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang middels aangetekende brief te ontbinden.
Na ontbinding van de Overeenkomst in geval van artikel 12.2 heeft FOYS het recht op vergoeding van de door FOYS gemaakte kosten c.q. uitgevoerde werkzaamheden, voor zover de Licentienemer daardoor is gebaat.

Slotbepalingen

Op de Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Alle geschillen tussen partijen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam.

Verwerkersovereenkomst

LICENTIENEMER, zoals vastgelegd in de Licentieovereenkomst,

FOYS, zoals vastgelegd in de Licentieovereenkomst,

hierna individueel te noemen “Partij” en gezamenlijk te noemen “Partijen”

OVERWEGENDE DAT:

FOYS een verenigingsapplicatie (het “Product”) heeft ontwikkeld met als doel het beheren van de ledenadministratie, en het structureren van de organisatie en de communicatie met de sporters;
Licentienemer het Product wenst te gebruiken en Partijen daartoe een licentieovereenkomst hebben gesloten (“Overeenkomst”). Deze Verwerkersovereenkomst is een onlosmakelijk onderdeel van de Overeenkomst.
Het gebruik van het Product met zich meebrengt dat persoonsgegevens worden verwerkt, waarvoor Licentienemer ‘verantwoordelijke’ is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).
FOYS de betreffende Persoonsgegevens in opdracht van Licentienemer verwerkt ten behoeve van het uitvoeren van de Overeenkomst en niet voor eigen doeleinden. FOYS is in dat kader aan te merken als ‘verwerker’ in de zin van de AVG.
Partijen middels deze verwerkersovereenkomst de afspraken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader het gebruik van het Product wensen vast te leggen.

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Definities en onderwerp van de overeenkomst
1. Termen als "verwerking", "persoonsgegevens", "betrokkene", "verwerker", “verwerkingsverantwoordelijke" en “datalek” hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).
2. Onderwerp van deze overeenkomst is het maken van afspraken over het verwerken van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 van de AVG. Deze overeenkomst zal hierna worden genoemd “Verwerkersovereenkomst”, naar terminologie van de AVG.

Geheimhouding
1. Ieder der partijen zal alle redelijkerwijs te nemen maatregelen treffen teneinde de geheimhouding van vertrouwelijke informatie te waarborgen voor zover dat noodzakelijk is in verband met de uitvoering van de Overeenkomst.
2. FOYS draagt er zorg voor dat de toegang tot de (verwerking van) persoonsgegevens van Licentienemer op need-to-know basis is georganiseerd, en dat alleen personeel dat belast is met het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden of diensten toegang heeft tot de (verwerking van) persoonsgegevens.

Verwerken van persoonsgegevens
1. FOYS zal in het kader van de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden en diensten de persoonsgegevens ten behoeve en in opdracht van Licentienemer verwerken, waarbij het FOYS niet is toegestaan de van Licentienemer verkregen persoonsgegevens voor eigen doeleinden, anders dan overeengekomen, te verwerken en/of aan derden te verstrekken.
2. De persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor FOYS en haar medewerkers en worden, behoudens genoemd in deze Verwerkersovereenkomst, niet aan derden verstrekt, tenzij FOYS hiertoe krachtens de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is of wordt.
3. FOYS verwerkt in opdracht van Licentienemer, gedurende de looptijd van de Overeenkomst, ten behoeve van Licentienemer en ter voldoening aan enige wettelijke verplichting Persoonsgegevens. Een overzicht van de categorieën Persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt is opgenomen in Annex A.
4. Partijen zullen zorgdragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de AVG.

Technische en organisatorische maatregelen
1. FOYS legt, voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar diensten, passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Deze maatregelen zijn opgenomen in Annex B.
2. Licentienemer legt voor het gedeelte waarvoor zij verantwoordelijk is passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Het gaat dan bijvoorbeeld om: (i) bedrijfsprocessen die voldoen aan de relevante wetgeving ter zake het verwerken van persoonsgegevens; (ii) autorisatiemodellen waarbij personeel dat niets met bepaalde gegevens te maken heeft, geen toegang heeft tot die gegevens (iii); beveiliging werkstations; (iv) een adequaat wachtwoordbeleid. Tevens dient Licentienemer er voor zorg te dragen dat zij een adequaat beleid voert ter zake gebruik van (privé) gebruik van internet en e-mail op de werkplek, waarbij is bepaald dat bij het gebruik van applicaties persoonsgegevens gelogd kunnen worden.

Derden en sub-verwerkers
1. FOYS zal aan (de) eventueel door hem ingeschakelde derde(n) dezelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze Verwerkersovereenkomst en de wet voortvloeien en ziet toe op de naleving daarvan door (de) derde(n).
2. FOYS blijft volledig aansprakelijk jegens Licentienemer voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een derde.
3. Het is FOYS niet toegestaan de persoonsgegevens naar een land buiten de E.U. / E.E.R. door te geven, behoudens expliciete schriftelijke toestemming van Licentienemer.

Datalekken en rechten van betrokkenen
1. Indien FOYS vermoedt, of te weten is gekomen, dat de persoonsgegevens van Licentienemer gecompromitteerd zijn (security breach of een datalek), of zijn geweest, meldt FOYS dit onmiddellijk, in ieder geval binnen vierentwintig (24) uur, aan Licentienemer. Naar aanleiding daarvan beoordeelt Licentienemer of zij de betrokkenen zal informeren en/of het incident zal melden aan de door de wet aangewezen toezichthouder. Licentienemer is en blijft altijd zelf verantwoordelijk voor een eventuele wettelijke verplichting daartoe. Niettemin verleent FOYS voor zover noodzakelijk medewerking om te kunnen voldoen aan de op hem rustende wettelijke verplichtingen.
2. Licentienemer is het eerste aanspreekpunt voor betrokkenen betreffende het uitoefenen van hun rechten. Licentienemer zal dit ook richting de betrokkenen communiceren. In het geval echter dat een betrokkene een verzoek over inzage, correctie of verwijdering richt aan FOYS, of enig ander recht dat hem toekomt wenst uit te oefenen, zal FOYS het verzoek doorsturen aan Licentienemer, en zal Licentienemer het verzoek verder afhandelen. FOYS stelt de betrokkene daarvan op de hoogte. Voor zover niet in strijd met enige wettelijke bepaling zal FOYS medewerking verlenen aan Licentienemer bij de behandeling en afhandeling van het verzoek.
3. FOYS zal rekening houdend met de aard van de verwerking, de Licentienemer door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III AVG vastgestelde rechten van de betrokkene te beantwoorden.

Overige bepalingen
1. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt zodra de Overeenkomst eindigt.
2. Deze Verwerkersovereenkomst geldt als een bijlage bij de Overeenkomst hetgeen betekent dat de bepalingen van de Overeenkomst ook op deze Verwerkersovereenkomst van toepassing zijn. Indien een bepaling uit die Overeenkomst strijdig is met wat bepaald is in deze Verwerkersovereenkomst, prevaleert wat bepaald is in deze Verwerkersovereenkomst.
3. Op deze Verwerkersovereenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

Annex A. Persoonsgegevens en bewaartermijnen

Persoonsgegevens
FOYS verwerkt persoonsgegevens namens de Licentienemer die voor de Licentienemer relevant zijn voor de dienstverlening. Indien er verdere Persoonsgegevens worden verwerkt wordt dit bevestigd door Licentienemer. Het gaat niet enkel om de Persoonsgegevens die Licentienemer direct aan FOYS verstrekt, maar ook om persoonsgegevens van gebruikers van het Product binnen de organisatie van Licentienemer.

Voorbeelden van persoonsgegevens die met het gebruik van het Product worden verwerkt:

Categorie betrokkenen	Persoonsgegevens
Licentienemer	Naam en functie tekeningsbevoegde
Gebruikers	Gebruikersnaam en wachtwoord
Gebruikers van het Product binnen de organisatie van de Licentienemer	Unieke ID (Lid)nummer organisatie/club Voorletters, voornaam, achternaam Geslacht Geboortedatum Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode, stad, land Telefoonnummer Emailadres Interesses Opleidingen en licenties Functies Vrijwilligersdiensten

Andere dan de bovenstaande persoonsgegevens worden door FOYS pas verwerkt nadat zij daartoe van Licentienemer de opdracht heeft gekregen.

Toegang

De Licentienemer, Beheerders en Gebruikers hebben middels een unieke gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot de persoonsgegevens van de Gebruiker, ten behoeve van het succesvol implementeren en uitvoeren van het Product. FOYS heeft slechts toegang tot deze gegevens met als doel het oplossen van een storing of ander probleem aan het Product. FOYS verwerkt de persoonsgegevens tevens ten behoeve van het verbeteren van het Product, en gebruikt deze voor haar bedrijfsdoelstellingen, waarbij te allen tijde sprake is van geaggregeerde, niet tot de persoon herleidbare, rapportages.

Bewaartermijnen

FOYS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Licentienemer is zelf verantwoordelijk voor het hanteren van de bewaartermijn van de ledengegevens.

Annex B Beveiligingsmaatregelen

De beveiligingsmaatregelen als in art. 4.1. bedoeld omvatten minimaal:

Toegang tot persoonsgegevens alleen met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord en (voor de webapplicatie (‘backend’) 2-factor authenticatie);
Wachtwoorden worden gehashed met salting (encrypted) opgeslagen;
Secured communicatie met server (HTTPS / TLS 1.2);
De toegang tot de beheeromgeving waar de gegevens zijn opgeslagen, is beperkt tot geautoriseerde personen.